Cercasi serra
Una delle sfide più comuni delle società di piccole dimensioni è il fatto di dover fare tutto da soli. I piccoli problemi che venivano magicamente risolti in un istante in una grande azienda (organizzazione dei viaggi, forniture per ufficio, computer, contratti e così via, diventano fonte di immenso stress per una piccola azienda. Sono alla ricerca di un’azienda alla quale “subappaltare” tutte le mie attività secondarie. Nel caso in cui non esista, ho intenzione di crearla.
La maggior parte del mio lavoro alla SPB Software era incentrato sulla creazione di condizioni perfette per gli altri. Gli sviluppatori avevano bisogno di poter scrivere codice senza pensare ad altro. Quando avevano bisogno di telefoni sui quali testare le applicazioni, li avevano a disposizione in un giorno. In caso di necessità di tradurre un’interfaccia utente in inglese in varie lingue, mi assicuravo di trovare le persone giuste. Se un PC smetteva di funzionare, me ne occupavo io. Praticamente, l’intera società era suddivisa in due parti: le unità di produzione che lavoravano sui prodotti dell’azienda e le strutture orizzontali che aiutavano i team di piccole dimensioni a conseguire risultati migliori. Uno sviluppatore poteva semplicemente aggiungere una stringa al sistema di localizzazione e trovarla tradotta poco dopo. Tuttavia, il vero lavoro (trovare traduttori, creare delle attività sulle quali potessero lavorare, verificarne i progressi, spronarli ad affrettarsi in caso di ritardi, testare, assicurarsi che le traduzioni venissero integrate in maniera ottimale nelle interfacce) rimaneva invisibile agli occhi dei programmatori. Una sorta di incapsulamento nel miglior senso della parola che permetteva a questi individui di concentrarsi completamente sul prodotto.
Successivamente, mi unii a Yandex. Tutti questi processi esistevano anche lì, seppur su una scala molto, molto maggiore che ti faceva sentire assolutamente rilassato. I problemi minori venivano risolti per te. Yandex ha interi reparti addetti all’assistenza delle unità di produzione: un reparto legale che gestisce le domande inerenti il contratto; un helpdesk che si occupa della riparazione dei computer, ti aiuta a connetterti alla rete locale o svolge tutti gli altri compiti collegati all’hardware o al software aziendale; amministratori che mantengono i servizi attivi e in funzione; un reparto brevetti; un reparto outsourcing che aiuta a trovare un fornitore affidabile, scrivere una specifica e completare un progetto, e così via. I team di produzione lavorano all’interno di condizioni a serra. Il responsabile deve concentrarsi sul prodotto, non sulle attività secondarie che, seppur importanti, non si convertono in punti di vendita unici di un prodotto.
Ora sono a capo della mia piccola azienda e mi trovo ad affrontare gli stessi problemi organizzativi e amministrativi. Nel corso del mese passato, ho dedicato il 30% del mio tempo, non di più, al prodotto. Il tempo rimanente è stato sprecato a risolvere i problemi che vengono silenziosamente risolti nelle aziende di grandi dimensioni. Non erano presenti condizioni a serra. I due fattori che mi permettono di restare a galla sono YouDo e la mia esperienza pluriennale. Dopo tutti questi anni, sai a quali aziende rivolgerti quando hai bisogno di uno sviluppatore, di presentare una richiesta di brevetto, di compilare i rendiconti finanziari e così via. Tuttavia, lavorare con una dozzina di provider, oltre a dover gestire quintali di attività amministrative secondarie, rappresenta una grande distrazione dal proprio obiettivo principale. Al momento sono da solo, ma l’azienda presto comprenderà un designer, un chimico e uno sviluppatore, e desidero offrire al personale le migliori condizioni a serra possibili, in modo da permettere loro di concentrarsi esclusivamente sul nostro prodotto. Non voglio che debbano preoccuparsi di acquistare il reagente necessario invece di dedicarsi alla contemplazione del calcolo e della visualizzazione del meccanismo di questa reazione.
Quindi, per farla breve, ho bisogno di una serra. Ho intenzione di trovarla, o di crearla. Ecco che cosa dovrà fare questa azienda:
- Attività organizzative:
- configurare, acquistare e riparare i computer
- approvvigionamento generico
- affitto degli uffici, negoziazioni con i centri commerciali, manutenzione degli uffici
- assistenza per l’organizzazione dei viaggi: biglietti, prenotazioni di hotel ecc.
- catering
- assicurazione per i dipendenti
- servizi logistici e di trasporto
- acquisto di materiale per ufficio, pulizia degli uffici
- stampa occasionale di biglietti da visita, volantini, opuscoli e altri materiali
- organizzazione di riunioni e altre tipiche attività di segretariato
- Questioni legali, contabili e collegate:
- registrare una società e ottenere i permessi e i certificati necessari
- contabilità
- gestione dei registri del personale
- documenti legali: contratti di lavoro, registrazione dei diritti d’autore, ecc.
- Componenti dell’attività principale che non creano un vantaggio competitivo:
- creazione dell’infrastruttura di lavoro: e-mail, tracking dei bug, wiki, ecc.
- localizzazione di testi e interfacce
- design, sviluppo e manutenzione del sito
- creazione di volumi elevati di testi
- editing dei testi
- ricerca di personale, colloqui preliminari
- Aiutare i dipendenti a risolvere i problemi quotidiani:
- visitare le istituzioni
- portare i veicoli ai test MOT, lavaggio auto
- pagare le multe
- riservare un posto in coda nelle istituzioni che richiedono la presenza del personale
È inoltre estremamente importante disporre di un sistema a “una finestra” in grado di risolvere efficacemente questi problemi. Invece di 10 persone e aziende diverse, una singola azienda con un singolo individuo dedicato che lavorano per te (a dire il vero, due; spiegherò a breve). La maggior parte di queste attività verrà sicuramente subappaltata a società specializzate, ma è importante avere un subcontraente principale responsabile di tutto.
Sarebbe fantastico poter contare su una serra ottimale con condizioni eccezionali. Di modo che, quando ho bisogno di un telefono, una sedia o un reagente chimico, mi basti semplicemente compilare un modulo per vedermi consegnare in ufficio tutto il necessario il giorno successivo. In questo modo, non ci ritroveremmo mai senza carta, penne e cartucce per le stampanti e non dovremmo ricordare a nessuno di reintegrare le scorte. Le attività di backup verrebbero configurate su tutte le workstation, e un portatile guasto verrebbe sostituito in due ore (l’helpdesk dovrebbe sapere dove comprare velocemente un dispositivo sostitutivo per tutti i sistemi usati in azienda e ripristinarlo da una copia di backup).
Dove posso trovare un’azienda di questo tipo?
Conoscete un’azienda di questo tipo? Sono pronto ad assumerli. E se non esiste, dovremo crearla. Non sono in grado di contribuire attivamente, ma sono disposto ad investire nell’attività e a diventare il primo cliente di chiunque sia in grado di fornire un servizio di questo genere.
Perché affidarsi a un’azienda separata?
La maggior parte delle aziende affronta questi problemi. La maggior parte delle aziende li risolve creando dei reparti corrispondenti. Questi reparti finiscono sempre col diventare degli “osservatori”. In una società di sviluppatori che parlano lo stesso linguaggio altamente tecnico, esperti legali e contabili si sentono vagamente a disagio. Di seguito riporto alcune importanti considerazioni sul motivo per cui queste attività dovrebbero essere subappaltate a un’azienda separata:
A. Un team compatto. È sempre meglio evitare di assumere personale “a valore zero”, quando i membri del team sono tutti fatti della stessa pasta. Immaginate un’azienda impegnata nell’ideazione di un social network mobile. Tutti i dipendenti, dallo sviluppatore all’esperto di marketing, sono ossessionati da questa idea. Durante la pausa pranzo, discutono le caratteristiche di un nuovo social network cinese. Durante un pic-nic, esplorano nuove idee nel corso di tutte le loro attività e trovano modi nuovi di migliorare il loro social network. Un contabile, semplicemente, non rientra in questo scenario. Ogni volta che si unisce al resto del team, si sentirà escluso, trasmettendo questa sensazione al team.
B. Orgoglio professionale. È difficile diventare un contabile di prima categoria quando sei da solo a lavorare per un azienda avente il compito di creare un software di navigazione in cui le funzioni di navigazione assumono il primo, secondo e terzo posto nella gerarchia di valori. Tuttavia, i contabili sono necessari quanto le lampadine in un corridoio buio. In una società di prodotti, il personale amministrativo assume sempre un ruolo secondario. Al contrario, in una società la cui intera esistenza è incentrata sulla fornitura di servizi estremamente utili alle aziende esterne, il ruolo del contabile è completamente diverso. In una serra, questi professionisti sono più preziosi dell’oro.
C. Concentrazione. Un reparto di questo tipo aiuta l’alta dirigenza a concentrarsi sul prodotto e non sulla creazione dell’infrastruttura della società. Dopotutto, un’infrastruttura ottimale non offre un vantaggio competitivo al vostro prodotto. Il vostro gioco non acquisirà un maggior numero di giocatori se avete un bel bagno in ufficio, nonostante sia piuttosto difficile creare un gioco senza di esso. Un’infrastruttura ottimale è importante, ma non basta a garantire il successo del prodotto. I membri del personale più importanti in azienda dovrebbero essere in grado di concentrarsi sulle cose più importanti.
D. Concorrenza. Ritengo che la concorrenza sul mercato dei provider di servizi li spinga a migliorare sempre di più. Un reparto interno non è in competizione con nessuno e ha meno incentivi a migliorare.
Rischi
Un approccio di questo tipo, che prevede il subappalto dei processi secondari di un’azienda, comporta dei rischi. In caso di assunzione di questo tipo di strategia, la serra verrà in possesso di MOLTISSIME informazioni sull’azienda e verrà a crearsi una profonda dipendenza. Alcuni di questi rischi continuano ad esistere, anche nel caso in cui questi reparti siano interni all’azienda. Con l’eccezione di un rischio, credo: il rischio che questa serra “chiuda l’ufficio e se ne vada”. Per ridurre i rischi di questo tipo, è possibile prendere le seguenti precauzioni:
1. Riservatezza assoluta. La riservatezza all’interno di una serra di questo tipo deve essere un mantra che pervade ogni singola attività, una norma applicata con vigore paranoico. Questo problema è facilmente risolvibile; dopotutto, affidiamo i nostri più oscuri segreti a dottori e avvocati.
2. Concorrenza tra le serre. Sul mercato, dovrebbero esistere diverse serre, che promuoveranno la creazione di condizioni di concorrenza e permetteranno il subappalto di una piccola parte delle attività a fornitori alternativi al fine di ridurre la dipendenza dal provider principale. Un processo simile all’acquisto di una connessione Internet aggiuntiva in aggiunta a quella principale. Le serre devono garantire la massima trasparenza delle proprie attività e comunicare l’identità dei propri subcontraenti, in modo da consentirci di trasferire una particolare attività ai nostri reparti interni il prima possibile, ove necessario.
3. Manager che lavorano in coppia. Abbiamo bisogno di due manager, piuttosto che di un solo manager che si occupi delle attività collegate alla serra. Come poliziotti che lavorano sempre con un partner. Una coppia di manager che lavorano per due aziende costituisce il modello più affidabile. Un modello di questo tipo continuerà a funzionare anche nel caso in cui i manager prendano una vacanza o decidano di abbandonare l’azienda.
4. Una serra deve avere prezzi trasparenti. Sono pronto a pagare il 20% in più se ciò mi permette di liberarmi del 50% dello stress al quale sono sottoposto e a patto di sapere che questo sarà l’unico extra che dovrò pagare. Inoltre, grazie all’aumento dell’efficienza e della quantità di lavoro, potrei finire col pagare di meno di quello che pagherei se dovessi organizzare da solo tutte queste attività. Ma devo essere sicuro di pagare un extra del 20%, non del 200%.
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