Buscando un invernadero
Una de las cosas a las que hay que hacer frente en las pequeñas empresas es hacerlo todo por tu cuenta. Los pequeños problemas que se resuelven en un instante por arte de magia en una gran empresa (los viajes, provisiones para oficina, equipos informáticos, contratos, etc.) se convierten en un gran dolor de cabeza. Me gustaría encontrar una empresa a la que pueda externalizar todas las actividades secundarias. Y si no hay ninguna empresa que pueda subcontratar, la crearé.
La mayor parte de mi trabajo en SPB Software se centraba en la creación de las condiciones perfectas para los demás. Los desarrolladores tenían que escribir código sin tener que pensar en nada más. Si necesitaban teléfonos para probar el software, los tenían a su disposición al día siguiente. Si necesitaban traducir una interfaz de usuario de inglés a un montón de idiomas, les encontraba a las personas adecuadas. Si fallaba un PC, también me ocupaba de ello. Básicamente, toda la empresa se dividió en dos partes: las unidades de producción que trabajaban con los productos de la empresa y las estructuras horizontales que tenían la función de palanca para prestar apoyo a un pequeño equipo en el logro de mejores resultados. Un desarrollador simplemente añadía una cadena al sistema de localización y en poco tiempo ya estaba traducido. Sin embargo, el trabajo en sí de encontrar a los traductores, crear tareas para ellos, controlar el avance de su trabajo, meterles prisa en caso de retrasos, realizar pruebas, asegurarse de que las traducciones se integrasen bien en las interfaces, todo esto no lo veían sus ojos. Fue una especie de encapsulación en el mejor sentido de la palabra que les ayudaba a centrarse por completo en el producto.
Después de eso, me uní a Yandex. Todos estos procesos también existían allí, pero en una escala mucho mayor, y te hacía sentir totalmente relajado. Había otras personas que solucionaban los problemas para ti. Tenían departamentos enteros prestando asistencia a las unidades de producción: un departamento jurídico que se ocupaba de cualquier cuestión relacionada con contratos; un servicio de asistencia técnica que arreglaba los PC, los conectaba a una red local o hacía cualquier otra cosa relacionada con el hardware o el software de la empresa; administradores que mantenían los servicios en funcionamiento; un departamento de patentes; un departamento de subcontratación que ayudaba a encontrar a proveedores de fiar, crear fichas con especificaciones técnicas o completar un proyecto, y así sucesivamente. Los equipos que trabajan con el producto lo hacen en condiciones de invernadero. El líder debe concentrarse en el producto, sin prestar atención a las tareas secundarias que son importantes, pero que nunca se convertirían en los puntos fuertes y exclusivos para la venta.
Ahora tengo mi propia pequeña empresa y tengo que enfrentarme a los mismos problemas de organización y administración. Durante el mes pasado, empleé el 30% de mi tiempo en el producto. El resto se desperdició en la resolución de problemas de los que se ocupa alguien en silencio en las grandes empresas. Estas no son las condiciones de invernadero en absoluto. Las dos cosas que me mantienen a flote son YouDo y mi larga experiencia. Sé qué empresas hay que contactar cuando necesito un desarrollador, presentar una solicitud de patente, hacer los libros de contabilidad, etc. Sin embargo, trabajar con una docena de proveedores junto con un montón de pequeñas tareas administrativas crea una gran distracción del asunto principal. Ahora estoy solo, pero pronto la empresa tendrá un diseñador, un químico y un desarrollador, y quiero crear las mejores condiciones de invernadero para que todo el mundo se concentre únicamente en el producto. No quiero que piensen en cómo comprar el reactivo necesario en lugar de pensar en el cálculo y la visualización de del proceso de esta reacción.
Así que la conclusión es que necesito un invernadero. Lo encontraré o tendré que crearlo. Esto es lo que necesito de él:
- Tareas de organización:
- configuración, compra y arreglo de PC;
- compras en general;
- alquiler de la oficina, negociación con los centros de negocios, mantenimiento de la oficina;
- viajes de negocio: billetes, reservas de hotel, etc.
- catering;
- el seguro para los empleados;
- servicios de logística y transporte;
- compra del material de oficina, limpieza de la oficina;
- impresión ocasional de tarjetas de visita, folletos y otros materiales;
- organización de reuniones y otras actividades típicas de los secretarios.
- Cuestiones jurídicas, contabilidad y otros temas relacionados:
- inscripción de la empresa en el registro y la obtención de los permisos y certificados necesarios;
- contabilidad;
- gestión del registro del personal;
- gestión de documentos jurídicos: contratos de trabajo, registro de derechos de autor, etc.
- Partes de la actividad principal que no generan ventajas competitivas:
- creación de la infraestructura de trabajo: correo electrónico, seguimiento de errores, wiki, etc.;
- localización de textos e interfaces;
- diseño, desarrollo y mantenimiento del sitio web;
- creación de un gran número de textos;
- edición de textos;
- selección de personal, entrevistas iniciales.
- Ayuda para los empleados con el fin de deshacerse de los problemas cotidianos:
- personarse en instituciones;
- llevar vehículos a pasar la ITV, lavado de automóviles;
- pago de multas;
- obtención de citas en las instituciones que requieren de asistencia personal.
También es muy importante tener un sistema de “una ventana” que resolverá estos problemas de manera eficiente. En lugar de 10 diferentes personas o empresas, una sola empresa con una sola persona que se dedicará a trabajar exclusivamente para usted (en realidad, dos, pero más adelante). La mayor parte de estas actividades las realizarán, sin duda, subcontratistas especializados, pero es importante contar con un contratista principal responsable de solucionarlo todo.
Sería genial tener un invernadero adecuado con las condiciones necesarias. Así que cuando yo necesite un teléfono, una silla o un reactivo químico, simplemente rellenaría un formulario y lo tendría todo en mi oficina al día siguiente. De este modo, nunca nos quedaremos sin papel, bolígrafos o cartuchos para la impresora, y nunca tendremos que recordárselo a nadie. Para que la copia de seguridad esté configurada en todas las estaciones de trabajo, y para que un portátil perdido se reemplace en un plazo de dos horas (el servicio de asistencia tendría que saber dónde comprar rápidamente un PC para reemplazar el equipo perdido para cualquier sistema utilizado en la empresa y recuperar los datos a partir de una copia de seguridad).
¿Dónde debo buscar una empresa de este tipo?
¿Conoce una empresa de estas características? Yo la contrataría. Y si no existe, tendré que crearla. No estoy listo para ser un contribuyente activo, pero sí estoy listo para ser un inversor y el primer cliente de quien pueda hacerlo.
¿Por qué una compañía independiente?
La mayoría de las empresas se enfrentan a estos problemas. La mayoría de las empresas los resuelven al crear departamentos correspondientes. Estos departamentos siempre se convierten en “espectadores”. En una empresa de desarrolladores que hablan la misma jerga friki, los expertos en derecho y los contables se sienten un poco incómodos. Tengo serias razones de por qué esas actividades se tienen que externalizar a una empresa independiente:
A. Un equipo muy unido. Siempre es mejor que el equipo no tenga gente de “valor cero” que todos estén hechos de la misma pasta. Imagine una empresa que trabaja en una red social móvil. Todo el mundo en esta compañía –desde desarrolladores hasta expertos en marketing– está obsesionado con esta idea. Durante el almuerzo, hablan de las características de una nueva red social china. Cuando van de picnic, encuentran nuevas ideas en todo lo que hacen y las emplean para hacer que su red social sea mejor. Un contable simplemente no encaja en esta imagen. Cada vez que están con el resto del equipo, se sienten marginados y hacen que el equipo se siente de la misma manera.
B. Orgullo profesional. Es difícil convertirse en un contable de primera si eres la única persona en la empresa que crea software de navegación donde las funciones de navegación ocupan la primera, la segunda y la tercera posición en la jerarquía de valores prioritarios. Sin embargo, los contables son igual de necesarios que las bombillas en un pasillo oscuro. En una empresa que crea productos, el personal administrativo siempre tendrá un papel secundario. Mientras que en una empresa cuyo único fin se centra en hacer que otras compañías sean felices, su papel es completamente diferente. En un invernadero, dicho personal es igual de valioso que las joyas.
C. Concentración. Este departamento ayuda a los altos directivos a concentrarse en el producto en lugar de tener que crear la infraestructura de la compañía. Después de todo, una buena infraestructura no crea ninguna ventaja competitiva para el producto. En el juego no va a haber más jugadores si tiene un baño acogedor en la oficina, aunque es un poco difícil hacer que el juego funcione sin él. Una buena infraestructura es importante, pero no es suficiente para conseguir el éxito de su producto. Las personas más importantes de la empresa deberían centrarse en las cosas más importantes.
D. Competencia. Creo que la competencia en el mercado de proveedores de servicios hace que se esfuercen todo el tiempo. Un departamento interno no tiene que competir con nadie y está menos motivado para mejorar.
Riesgos
En la externalización de tareas secundarias de una empresa existen ciertos riesgos. Si va por este camino, un invernadero de este tipo sabrá mucho acerca de usted y usted dependerá de él la mayor parte de tiempo. Algunos de estos riesgos aún están presentes incluso si posee departamentos con las mismas funciones. Excepto un riesgo que, supongo, sería cuando el invernadero cierra la oficina y desaparece. Para minimizar los riesgos se puede hacer lo siguiente:
1. Absoluta confidencialidad. Confidencialidad en un invernadero de este tipo debe ser primordial, una regla impuesta con un vigor paranoico. Es un problema que se puede solucionar: después de todo, los secretos más íntimos los confiamos a los médicos y los abogados.
2. Competencia entre los invernaderos. En el mercado debe haber varios invernaderos, lo cual crea competencia y permite externalizar una parte menor de las tareas a proveedores alternativos con el objetivo de disminuir la dependencia del subcontratista principal. Se parece al hecho de contratar una conexión a internet de reserva además de la principal. Los invernaderos deben proporcionar la máxima transparencia en sus actividades y revelar la identidad de sus subcontratistas, para que podamos empezar a realizar alguna de las tareas dentro de la empresa en caso de tal necesidad.
3. Directivos trabajando en equipo de dos. Debe haber dos gerentes, no solo uno, trabajando en el lado del invernadero. Al igual que los policías que siempre tienen un compañero. Un par de gerentes que trabajan para dos empresas es el modelo más seguro. Seguirá funcionando si uno de los gerentes se va de vacaciones o decide dejar de trabajar para la empresa.
4. Un invernadero debe tener precios transparentes. Estoy dispuesto a pagar un 20% adicional si me quitan el 50% de mi dolor de cabeza y si sé que es el único pago extra que deberé pagar. Por otra parte, gracias a mayor eficiencia y la cantidad de trabajo, puede que termine pagando menos de lo que tendría que pagar si estuviera organizándolo todo por mi cuenta. Pero tengo que estar seguro de que estoy pagando un 20% demás, no un 200%.
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