À procura de uma estufa
Um dos desafios numa empresa pequena é que temos de fazer tudo sozinhos. Pequenos problemas resolvidos como que por magia, num instante, numa grande empresa - agilização de viagens, consumíveis de escritório, computadores, contratos e outros - tornam-se numa enorme dor de cabeça. Quero encontrar uma empresa com a qual possa fazer o “outsource” de todas as minhas actividades secundárias. E caso não exista, criá-la-ei.
A maior parte do meu trabalho na SPB Software centrou-se em criar as condições perfeitas para os outros. Os programadores têm de escrever código e não pensar sobre o que quer que seja mais. Se precisassem de telefones para testes, teriam os telefones no dia seguinte.
Se necessitassem de uma UI em inglês traduzida para outros idiomas, seria minha tarefa encontrar as pessoas certas para o fazer.
Se um PC ficasse inoperacional, encarregar-me-ia disso, da mesma forma. Basicamente, a empresa estava dividida em duas partes: unidades de produção, a trabalhar nos produtos da empresa, e estruturas horizontais actuando como alavancas ajudando equipas pequenas a conseguir melhores resultados.
Um programador poderia simplesmente adicionar um pedaço de texto ao sistema de localização para o ter traduzido num curto espaço de tempo. Contudo, o trabalho real - encontrar tradutores, criar tarefas para eles, verificar o seu progresso, apressá-los em caso de atraso, testar, certificar - se que as traduções se integravam nos interfaces - tudo isto permanecia oculto para eles. Um tipo de encapsulamento no verdadeiro sentido da palavra ajuda a que se foquem totalmente no produto.
Depois disso entrei para a Yandex. Todos estes processos existiam, de igual forma, no entanto numa escala muito maior, o que me fez sentir absolutamente tranquilo.
Problemas quotidianos eram resolvidos por mim. Eles têm departamentos a assistir as unidades de produção: um departamento jurídico que lida com questões contrayuais; um helpdesk que irá tratar de reparações de um computador, ligações a uma rede ou seja que assunto for relacionado com hardware ou software da empresa; administradores cuja função é manter os serviços em funcionamento; um departamento de patentes; um departamento de outsorcing cuja função é encontrar um fornecedor fiável, escrever especificações e completar um projecto, e por aí adiante. As equipas de produto trabalham em condições de estufa. A cabeça tem de concentrar-se no produto e não nas tarefas secundárias que são importantes, mas não constituem um único argumento de venda de um produto.
Agora tenho a minha própria empresa pequena e deparo-me com os mesmos problemas administrativos e organizacionais. No último mês gastei 30% do meu tempo, no máximo, no produto. O resto foi desperdiçado na resolução de problemas que normalmente são resolvidos silenciosamente nas grandes empresas. Não existem quaisquer condições de estufa. As duas coisas que me mantêm à superfície são ou YouDo e a experiência de alguns anos. Permite-me saber que empresas contactar quando necessito de um programador, de submeter uma aplicação, se necessito dos meus livros feitos e outras coisas do género. Contudo, trabalhar com dúzias de fornecedores em variadíssimas tarefas administrativas constituem uma grade distracção do ponto fulcral do meu negócio. E tenho a crença que a empresa em breve terá um designer, um químico e um programador, e quero proporcionar-lhes as melhores condições de estufa possíveis, por forma a que se possam concentrar apenas e só no produto. Não quero que tenham de preocupar-se sobre como comprar um determinado reagente em vez de contemplarem, calcularem e visualizarem o mecanismo da reacção em questão.
O ponto fundamental é que precisamos de uma estufa. Irei encontrar uma ou criá-la. Aqui fica o que necessito dessa estufa:
- Tarefas organizacionais:
- configurar, comprar e reparar computadores
- procurement em geral
- aluguer de escritório, negociações com centros de negócios e manutenção do escritório
- dicas de negócio: bilhetes, reservas de hotel, etc.
- catering
- seguros para os colaboradores
- logística e serviços de transportes
- compra de estacionário, limpezas do escritório
- impressão ocasional de cartões de visita, flyers, booklets e outro material
- organização de reuniões e outras actividades de secretariado
- Assuntos jurídicos, fiscais e afins:
- registo da empresa e obtenção das licenças necessárias e certificados
- contabilidade
- arquivo de dados pessoais
- documentos legais: contratos de trabalho, registos de copyright, etc.
- Partes do negócio principal que não geram vantagem competitiva:
- criação de infra-estuturas de trabalho: email, gestão de bugs, wiki, etc.
- localização de textos e interfaces
- design, desenvolvimento e manutenção do site
- criação de um grande número de textos
- edição de textos
- headhunting, entrevistas iniciais
- Ajudar os colaboradores a livrarem-se dos problemas quotidianos:
- visitar instituições
- levar carros à inspecção, para lavar
- pagar multas
- reservar um lugar em filas em instituições que requerem presença pessoal
É ainda muito importante ter um sistema de “janela única” que resolva estes problemas de forma eficiente. Não 10 pessoas ou empresas distintas, mas uma única, com uma única pessoa dedicada (na verdade, duas - iremos abordar este assunto mais adiante). A maior parte destas actividades podem definitivamente ser colocadas em outsorce em empresas especializadas, mas é importante ter uma empresa contraente responsável por tudo.
Seria fantástico ter uma estufa apropriada com condições excepcionais. Por forma a que quando necessitasse de um telefone, uma cadeira ou um reagente químico, simplesmente preenchesse um formulário e pudesse tê-lo no escritório no dia seguinte. Por forma a que nunca ficasse sem papel, canetas ou tinteiros e nunca tivesse que lembrar alguém sobre esse tipo de assunto. Para que todas as tarefas de backup fossem configuradas em todos os computadores e um portátil perdido fosse substituído em duas horas(o helpdesk deveria ter de saber onde comprar rapidamente um equipamento de substituição para qualquer dos sistemas usados na empresa e também repor uma cópia de segurança).
Onde deveria procurar por uma empresa deste tipo?
Conhece alguma empresa do género? Contratá-la-ia. E se não existe, teremos de a criar. Não estou pronto para ser um contribuinte activo, mas disposto a ser um investidor e o primeiro cliente de quem quer que o possa fazer.
Por favor contacte-me se tem alguma informação ou planos para criar tal serviço
Porquê uma empresa independente?
A maior parte das empresas enfrentam estas empresas. A maior parte das empresas resolvem-no criando os departamentos competentes, Estes departamentos tornam-se sempre espectadores. Numa empresa de programadores que falam a mesma linguagem geek, os peritos jurídicos ou contabilistas sentem-se ligeiramente desconfortáveis. Tenho algumas considerações sérias sobre as razões pelas quais estas actividades devem ser colocadas em outsorce numa empresa independente:
A. Uma equipa unida. É sempre melhor quando uma equipa não tem pessoas “sem valor”, sendo feitas da mesma “massa”. Imagine-se uma empresa a trabalhar numa rede social móvel. Todas as pessoas nessa empresa - seja programador ou um marketeer - tem uma obcessão com esta ideia. Durante o almoço, discutem as funcionalidades de uma nova rede social chinesa. Quando vão para um picnic, encontram novas ideias em tudo o que façam e surgem com novas formas de melhorar a sua rede social. Um contabilista não se enquadra neste cenário. Sempre que ele ou ela estão com o resto da equipa sentem-se proscritos e fazem com que o resto da equipa se sinta da mesma forma.
B. Orgulho profissional. É difícil tornar-se um contabilista de primeira se se é o único numa companhia que produz software de navegação, e na qual as funcionalidades de navegação se assumem como os valores de primeira, segunda e terceira linha na hierarquia de valores. Contudo, os contabilistas são necessários, da mesma forma que o são lâmpadas num corredor escuro. Enquanto que numa empresa cuja existência se foque em fazer outras empresas felizes, o seu papel é completamente diferente. Numa estufa, estes tipo de profissionais são como pedras preciosas.
C. Concentração. Um departamento deste tipo ajuda os gestores de topo a se focarem no produto e não em criar a infra-estrutura da empresa. Afinal, uma boa infra-estrutura não é uma vantagem competitiva do seu produto. O seu jogo não terá mais jogadores pelo simples facto de a empresa ter um WC acolhedor, por mais difícil que possa ser fazer um jogo sem esse WC na empresa. Uma boa infra-estrutura é importante, mas não é suficiente para o sucesso do produto. As pessoas mais importantes da empresa deverão estar focadas nas coisas mais importantes.
D. Competição. Acredito que a competição no mercado dos fornecedores de serviços fazem-nos avançar em todo o tempo.Um departamento interno não compete com ninguém e tem poucos incentivos para melhorar.
Riscos
Existem riscos neste tipo de abordagem recorrendo ao outworking em processos não críticos para o negócio. Se opta por esta via, essa estufa terá acesso a MUITA informação sobre a empresa e esta irá ficar dependente em grande medida. Alguns destes riscos permanecem mesmo que tenha os seus departamentos internos. Excepto um risco, creio: o risco de uma estufa deter tipo “fechar o escritório e mudar-se”. Pode então fazer-se o seguinte para os minimizar:
1. Confidencialidade absoluta. A confidencialidade de uma estufa tem de ser o seu ponto cardeal, uma regra imposta com um vigor paranóico. Este é um problema facilmente solucionável - afinal, todos confiamos segredo a médicos e advogados.
2. Competição entre estufas. Deverão existir diversas estufas no mercado, o que favorecerá a competição e permitirá fazer o outsorcing de partes menores da actividade a fornecedores alternativos para diminuir a dependência de uma estufa principal. De forma similar à compra de uma ligação à internet alternativa como complemento da principal. As estufas deverão proporcionar o máximo de transparência possível nas suas actividades e informar quais os seus subcontratados, de forma a se poder mudar uma actividade em particular para dentro de portas, se possível, quando seja necessário.
3. Gestores que trabalham em pares. Deverão existir dois gestores, não apenas um, a trabalhar do lafdo da estufa. Como polícias que sempre têm um parceiro. Um par de gestores a trabalhar para duas empresas é o modelo mais fiável. Este modelo funciona da mesma forma se um dos gestores estiver de férias ou decida deixar a empresa.
4. Uma estufa deve ter uma política de preços transparente. Estou disposto a pagar 20% acima do preço se me tirarm 50% das minhas dores de cabeça e se eu souber que este é o único extra que terei de pagar. Mais ainda, graças à eficiência crescente e à quantidade de trabalho, poderei inclusive acabar por pagar menos do que pagaria se estivesse a organizar o trabalho por mim mesmo. Mas tenho de estar seguro de que pagarei 20% extra e não 200%.
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